Ben je wel eens toeschouwer geweest bij de Leiden Marathon? Of misschien was je zelfs een deelnemer? Dan heb je vast ook de rode jassen van Rode Kruis vrijwilligers gezien op en langs het parcours. Binnenkort is het weer zover: dan komen niet alleen marathonlopers en toeschouwers naar Leiden, maar ook meer dan honderd hulpverleners van het Rode Kruis. De organisatie hiervan is in handen van de locatie Leiden, die daar al lang voor het startschot klinkt, mee begint.
Vanaf het begin
Al vanaf de allereerste Leiden Marathon in 1991 is het Rode Kruis betrokken. Het is een van de grootste evenementen binnen district Hollands Midden, waar we EHBO verlenen aan hardlopers of andere aanwezigen. Ook bij de aanstaande 32ste editie, in het weekend van zaterdag 13 en zondag 14 mei, zijn we van de partij. De ondersteuning die we bieden, is het resultaat van de enthousiaste inzet van meer dan 100 vrijwilligers en de voorbereidingen die een half jaar eerder al in gang gezet zijn. Wat komt er allemaal kijken bij zo’n organisatie? Hoe zorgen we dat alles op rolletjes loopt?
Maanden van voorbereiding
Veel mensen die dit jaar betrokken zijn bij de voorbereidingen, hebben al jarenlange ervaring bij het Rode Kruis, de hulpverlening en zelfs de Leiden Marathon. Toch is het geen eenvoudig klusje om alles in goede banen te leiden. “Het is echt wel noodzakelijk om een maand of 5 à 6 van tevoren te beginnen” zegt Anita van Haasteren, locatiecoördinator Hulpverlening in Leiden. “We moeten ervoor zorgen dat tijdens de marathon alle hulpverleners met de juiste materialen op de juiste plek klaarstaan.”
Wat is er nodig?
Alles begint met het verzoek om hulp van de opdrachtgever, in dit geval de Leiden Marathon. Na het ontvangen van de aanvraag, gaat een groep van coördinatoren van het district, de locatie Leiden en het Verenigingskantoor aan de slag. Het is in de eerste plaats belangrijk om vast te stellen wat er precies nodig is. Dat verzinnen we niet zelf, want er zijn belangrijke richtlijnen voor opgesteld.
“In de ‘Veldnorm Evenementenzorg’ zijn de randvoorwaarden voor goede evenementenzorg omschreven. Deze is opgesteld vanuit een samenwerking tussen alle betrokken partijen in het werkveld,” legt Floris Veelenturf, Coördinator Evenementenhulp in Hollands Midden, uit. Daarnaast speelt de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) een rol bij het verstrekken van de vergunning aan de Leiden Marathon. De GHOR beoordeelt de gezondheidsrisico’s en adviseert welke maatregelen in de vergunning moeten worden opgenomen met betrekking tot gezondheid en hygiëne.
Rode Kruis Leiden maakt vervolgens een eigen risicoanalyse. Goede evenementenzorg is namelijk niet voor ieder evenement hetzelfde. Bij een regenachtig muziekfestival kun je ander letsel verwachten dan bij een zonovergoten sportevenement. Floris legt uit: “Bij de risicoanalyse kijken we naar zaken als het terrein, het publiek, de weersomstandigheden en de bereikbaarheid. Ook ervaring uit het verleden komt hierbij van pas. Bij iedere editie doe je weer kennis op om het de volgende keer beter te doen.”
Het resultaat van dit alles samen, is dat we weten wat een goede en verantwoorde teamsamenstelling is. We weten hoeveel hulpverleners we nodig hebben, over welke specialisaties zij moeten beschikken, of ze rondlopen, rondrijden of op een vaste post staan en welke materialen ze bij zich moeten hebben. Alles wordt vervolgens vastgelegd in een draaiboek. Ook wordt er een briefing georganiseerd, waarbij de vrijwilligers alle handige informatie te horen krijgen over hun inzet.
Op zoek naar de juiste vrijwilligers
De Leiden Marathon telt zo’n 11.000 deelnemers. Daaromheen lopen nog eens meer dan duizend mensen van de organisatie, de pers en andere partijen. Tel daar de tienduizenden toeschouwers bij op, en je begrijpt dat het Rode Kruis flink wat hulpverleners klaar moet hebben staan. Verspreid langs het parcours zullen er rond de honderd vrijwilligers worden ingezet. Waar vinden we al deze mensen?
“Om te beginnen zorgen we er voor dat de agenda van heel district Hollands Midden vrij is op de marathondag. We nemen dan op geen enkele locatie andere evenementen aan”, vertelt Floris. Al in januari, vier maanden voor de marathon, begint de werving. De aanmeldingen komen niet alleen uit ons eigen district. “Vrijwilligers uit het hele land kunnen zich voor een dienst aanmelden in ons digitale systeem. Ze zien daar wat we nodig hebben, voor welk moment en op welke locatie. We zoeken hulpverleners, maar ook teamleiders, vrijwilligers voor de verbindingsdienst, logistiek en chauffeurs.”
Sommige Rode Kruis vrijwilligers hebben een speciale voorkeur voor marathons. Anita: “Ik vind dit soort grote evenementen veel leuker dan de kleinere. Je maakt ook hele andere dingen mee bij een marathon dan bij bijvoorbeeld een festival.” Floris: “Er zijn mensen uit het hele land die het heel leuk vinden. Je hebt vrijwilligers die liever wat kleinschaliger evenementen draaien, maar er zijn er ook die alle marathons afgaan.”
Etentje
Dat betekent niet dat alle plekken meteen gevuld zijn. In de aanloop naar de Marathon blijven de betrokken coördinatoren de inzet onder de aandacht brengen van potentiële hulpverleners. Tegelijkertijd denken ze ook na over het welzijn van de vrijwilligers op de dag zelf. Zo plannen ze bijvoorbeeld een etentje, want na een dag hard werken hebben de vrijwilligers wel iets leuks verdiend. Coördinator Hulpverlening Renske van Dijk: “Samen zorg je er wel voor dat het evenement staat, dus alle vrijwilligers krijgen een uitnodiging. Wanneer je rond etenstijd klaar bent en je de hele dag op de been bent geweest, is een lekkere maaltijd geen overbodige luxe voordat je weer naar huis gaat. Bovendien begint daar eigenlijk al de evaluatie voor de editie van volgend jaar!”.
Het juiste materiaal
Een hulpverlener is niets zonder het juiste materiaal. Wat dat voor de Leiden Marathon precies moet zijn, wordt vooraf bepaald door de coördinatoren. Zodra de lijst compleet is, wordt deze overgedragen aan materiaalbeheerder Peter Jansen. Vanuit de Rode Kruis garage in Leiden zorgt hij ervoor dat alles aanwezig is, klaarstaat en op het juiste moment wordt vervoerd naar de goede plek. Naast verband- en ontsmettingsmiddelen, wondpleisters, zwachtels, coldpacks en nog veel meer EHBO-artikelen heeft het Rode Kruis ook tenten, rolstoelen en brancards. Omdat locatie Leiden niet alle materialen in huis heeft voor dit grote evenement, wordt er samengewerkt met de andere locaties binnen Hollands Midden. Daarnaast wordt ondersteuning aangevraagd bij de landelijke afdeling Logistiek. Zij helpen bijvoorbeeld bij het leveren van voldoende AED’s. Er zijn er bij de Leiden Marathon maar liefst 35 à 40 nodig, om te garanderen dat er altijd snel genoeg eentje voorhanden is.
Op de dag van de marathon gaan de logistiek medewerkers vanaf zes uur ’s ochtends op pad. “Wij zijn natuurlijk al bezig voordat de rest gaat komen,” legt Peter uit. De materialen moeten naar alle posten worden gebracht die over een flink deel van het Groene Hart verspreid liggen. Dat gebeurt met de bus en aanhanger van het Rode Kruis Leiden. In zo’n overvolle aanhanger kan je toch snel vinden wat je zoekt, want er wordt een handig systeem gebruikt. Collega-vrijwilliger Jeffrey heeft voor labels op de planken en de kratten gezorgd, waardoor je in een oogopslag ziet wat waar ligt. De inhoud van de kratten is ook allemaal netjes verzorgd. “Zo grijp je nooit mis!”.
Verbindingen
Bij een evenement zoals de Leiden Marathon is het belangrijk dat vrijwilligers goed met elkaar kunnen communiceren. De verbindingsdienst, die ook onderdeel is van de projectgroep vanuit het Rode Kruis, is in de maanden vooraf ook druk met voorbereidingen. Zo moeten er masten worden opgebouwd, moeten er afspraken gemaakt worden over de in te zetten verbindingsmaterialen en wordt er een plan gemaakt welke hulpverleners welke materialen nodig hebben. Ook wordt de meldkamer opgebouwd. Het Rode Kruis heeft een eigen meldkamer tijdens de marathon, van waaruit de verbindingen worden gecoördineerd.
Klaar voor de start
En dan? Dan is alles en iedereen klaar voor de start. Na maanden van voorbereiding, gaat het dan eindelijk beginnen. We hopen, ook voor de 32ste keer, bij te kunnen dragen aan een fantastische dag voor marathonlopers en toeschouwers.
Is je interesse gewekt en wil je ook een radertje worden in dit geheel? Check dan onze vacaturepagina voor vrijwilligersfuncties die nu openstaan in ons district!
