De machine achter de NN Marathon Rotterdam

6.00 uur ‘s ochtends. Terwijl duizenden marathonlopers nog hun slaap pakken, stromen de metro’s al vol. Niet met hardlopers, maar met mensen met dezelfde jassen en het herkenbare Rode Kruis op de borst. Meer dan 250 vrijwilligers van het Rode Kruis zetten zich dit jaar weer in om de NN Marathon Rotterdam goed te laten verlopen. Achter dit enorme evenement schuilt een machine aan voorbereiding: in logistiek, communicatie, vervoer, hulpverlening en vooral van mensen die zich met hart en ziel inzetten. Eric en Ard behoren tot die groep.

Door Dennis Hoeve

Evaluatie
Waar begint deze grote klus? “Het begint elke keer met een evaluatie. Hoe kunnen we dingen verbeteren?” vertelt Ard. Ard is actief binnen de Noodhulp als lid van het Noodhulpteam en Hoofd van Noodopvang & Ondersteuning bij het Rode Kruis. Voor de marathon is hij dit jaar lid van het projectteam en coördinator van de interne communicatie richting de vrijwilligers.

De afgelopen twee jaar liep Ard de marathon zelf. “Het is mooi om mee te doen. Je bent bijna doof als je aan het rennen bent,” vertelt Ard. “Het was super zwaar. Onder alle toeschouwers hebben vrienden mij aangemoedigd, zichzelf schor geschreeuwd, maar ik heb ze niet gezien. Het enige wat ik zag was de finish op de Coolsingel.” Zo maakte Ard als hardloper de hele keten mee: leerzame informatie voor de voorbereiding van dit jaar.

Het evalueren wordt gedaan door het kernteam. “We hebben een projectteam en daar zitten mensen van logistiek in, van vervoer, verbindingen… Dan gaan we eerst kijken of we het team in orde hebben,” vertelt Eric, inzetleider en dus eindverantwoordelijk op de dag van de NN Marathon Rotterdam. “Dan organiseren we een startbijeenkomst, maken we afspraken voor de toekomst en evalueren we het voorgaande jaar.” Zo’n evaluatie helpt veel bepalen, bijvoorbeeld waar de medische posten op het parcours komen, het verkorten van de lijntjes van de meldkamer, of het verspreiden van vrijwilligers over de finishstraat.

De logistieke puzzel
Ver voor de start, in november, begint de grote logistieke uitdaging van de NN Marathon Rotterdam. De logistiek coördinator en het team moeten alle materialen op tijd klaar hebben staan: van brancards tot EHBO-koffers en van tenten tot portofoons. Op de aangewezen plekken langs de route worden containers vol materialen geplaatst, die daarna uitgedeeld kunnen worden. Het is cruciaal werk dat voor de hardloper niet altijd even zichtbaar is. “De logistieke collega’s hebben enorm veel werk om alles voor te bereiden en spullen klaar te zetten,” vertelt Ard.

Vrijwilligers als fundament
Het voorbereiden van zo’n groot evenement draait om het inzetten van een hecht, en op elkaar ingespeeld team. “Mensen die dit mogelijk maken, draaien vaak al een poosje mee.” vertelt Eric. “In de loop der jaren hebben ze veel ervaring opgedaan.” De vrijwilligers zetten zich op allerlei verschillende manieren in. Bijvoorbeeld in de eigen meldkamer van het Rode Kruis, waar alle communicatie doorkomt via het portofoonnetwerk. Denk aan verzoeken en vragen, het melden van incidenten en medische escalaties. Portofoons zijn essentieel, want het mobiele netwerk staat snel onder druk door de tienduizenden deelnemers en toeschouwers.

Ook via bike-teams worden vrijwilligers ingezet. In koppels fietsen hulpverleners rond het parcours om onderweg te helpen waar het nodig is. “Stel een post zit vol, of alle hulpverleners zijn bezig, dan kunnen ze makkelijk met een bike-team nog een koppeltje erbij krijgen,” vertelt Ard. De hulpverleners maken lange dagen. “Ik ben trots op de mensen die heel vroeg uit het nest gaan, om bezig te zijn voor anderen, die zo gek zijn om dit te lopen.” vertelt Ard. “Ze melden zich vrijwillig aan om andere mensen te helpen. Als je alles met beroepskrachten zou moeten doen, is het niet te betalen,” vertelt Eric.

Eric’s laatste
Voor Eric wordt de aankomende editie bijzonder, het is namelijk zijn laatste keer als inzetleider van de NN Marathon Rotterdam. In 1994 liep Eric voor het eerst ‘de mooiste’. In 3 uur en 48 minuten weet hij de finish te halen. “Je moest ‘m binnen 4 uur lopen bij mijn vereniging, dan was het goed!” lacht Eric.

Tijdens een vakantie in Sint-Maarten in 2019, ziet hij een Rode Kruis-team schade van een orkaan in kaart brengen. “Ik vond dat reuze interessant, maar ik had me nooit gerealiseerd dat het Rode Kruis zich daar ook mee bezighoudt,” vertelt Eric. Met dat in zijn hoofd opgeslagen meldt Eric zich tijdens corona aan als vrijwilliger bij het Rode Kruis. Zijn achtergrond blijft niet lang onopgemerkt. “Ik heb bij de politie gewerkt als leidinggevende, en ze hadden zoiets van: ‘Nou, die kunnen we weleens gebruiken om te helpen grote evenementen te organiseren.’” Eric gaat de uitdaging aan en raakt zo betrokken bij ‘zijn’ marathon. De aankomende editie wordt dus, na vijf jaar, de laatste keer dat hij betrokken is bij de NN Marathon Rotterdam.

De voorbereiding op de grote dag
In de week voorafgaand aan de marathon vindt een online briefing plaats. Op de dag van de marathon volgt er nog een briefing voor de vrijwilligers, voordat ze zich naar de posten begeven. Aandachtspunten worden zo bij elke vrijwilliger aangekaart, vertelt Ard: “Ken je materialen, controleer ze, weet altijd wat je bij je hebt.”

De marathon wordt ook steeds populairder, wat invloed heeft op de gevallen waarop voorbereid wordt. “Wat je steeds meer ziet, zijn mensen die de marathon op een bucketlist hebben,” vertelt Eric. “We zien steeds meer mensen die onvoldoende of helemaal ongetraind zijn voor een marathonafstand. Vanaf het 30 kilometerpunt kunnen ze dan de man met de hamer tegenkomen. Daar zit dan een medische post om ze op te vangen.”

Ook oververhitting komt veel voor. “Waar steeds meer aandacht voor is zijn hitteberoertes, dat krijgen ze mee bij de opleidingen. Ook zijn er extra sessies voor ingepland,” vertelt Ard. Eric sluit aan: “We zien mensen die echt gekoeld moeten worden. Die soms te veel kleding aan hebben, onvoldoende getraind zijn of te weinig hebben gedronken.”

Klaar voor de storm
Eric, Ard en de meer dan 250 vrijwilligers van het Rode Kruis staan dit jaar weer klaar en hebben zich in de voorbereiding al volop ingezet om de NN Marathon Rotterdam in goede banen te leiden. Het wordt in ieder geval een volle dag. “Ik ben dan echt gesloopt aan het einde van de dag. Je moet me niet meer vragen iets op te pakken, dat gaat even duren,” lacht Ard.

Waar kijken Eric en Ard naar uit? “Dat je met heel veel mensen, allemaal vrijwilligers, er staat om dat evenement goed te laten verlopen. Dat je mensen die zorg nodig hebben, die zorg kan bieden. Dan zit je ’s avonds op de bank en denkt: dat hebben we weer met z’n allen voor elkaar gebokst,” antwoordt Eric. Ard sluit zich erbij aan. “Dat wat er voorvalt, we oppakken zoals we er geleerd voor hebben. Wat er wel gebeurt, wat er niet gebeurt, daar heb je geen invloed op.” Is het volgens Eric ook de Mooiste Marathon? ”Ja”, zo chauvinistisch ben ik wel.”

Aankomende zondag begint ‘de mooiste’ weer.