Samen voor (en achter) een veilige evenementenzomer

De zomer is traditioneel de drukste periode van het evenementenseizoen. Zomerfestival, Brandersfeesten, de Rotterdam Marathon (in april weliswaar), noem maar op. In juni, juli en augustus vinden verspreid over de regio Zuid-Hollandse Delta talloze evenementen plaats. Regelmatig vallen meerdere inzetten van het Rode Kruis daardoor in hetzelfde weekend. Dat vraagt om een goede voorbereiding, een strakke planning en vooral veel samenwerking. Niet alleen op het evenement zelf, maar zeker ook in de weken ervoor.

Voor procesondersteuner Evenementenhulp Hanna Gaarlandt begint een druk evenementenweekend daarom niet op zaterdagmorgen. Tegen de tijd dat de eerste bezoekers een festival, sportfeest of ander evenement bezoeken, zijn er achter de schermen al weken van voorbereiding aan voorafgegaan. Wat bezoekers zien, is een EHBO-post. Wat zij niet zien, is het team dat ervoor zorgt dat die post er op het juiste moment staat – met de juiste mensen en de juiste materialen.

Achter iedere inzet schuilt een voorbereiding
In veruit de meeste gevallen begint die voorbereiding zodra een organisator een aanvraag doet. Daarna volgt een proces waarin veel verschillende mensen en takken van het Rode Kruis samenwerken. Er vinden intakegesprekken plaats, afspraken worden gemaakt, de benodigde ondersteuning wordt bepaald en vrijwilligers worden ingepland. Ondertussen zorgen andere teams ervoor dat materialen beschikbaar zijn en alles gereed is voor de inzet.

En dat doet het Rode Kruis met de inzet van veel verschillende mensen en teams. Van Locatie Coördinatoren Evenementenhulp, die verantwoordelijk zijn voor het gehele proces van evenementen aannemen tot afronden, tot vrijwilligers en versterkende diensten als Logistiek en Verbindingsdienst; iedereen zet vaak een stapje extra en stelt zich zo flexibel mogelijk op ter bevordering van het optimale werkproces.

“Ik heb mij vooral beziggehouden met de voorbereiding van verschillende evenementen in deze drukke periode,” vertelt Hanna. “Daarbij lag de nadruk op de administratieve en organisatorische kant: van intakegesprekken en het opstellen van offertes tot het aanvragen van ondersteunende diensten en het helpen bij de werving.”

Het zijn werkzaamheden die bezoekers meestal nooit zien. Toch vormen ze de basis van iedere succesvolle evenementeninzet. Een EHBO-post, bijvoorbeeld, ontstaat niet vanzelf. Achter iedere inzet gaan tientallen kleine voorbereidingen schuil die uiteindelijk samenkomen op het moment dat een evenement begint.

Samen de puzzel leggen
Wanneer meerdere evenementen tegelijkertijd plaatsvinden, wordt die voorbereiding een logistieke puzzel. Simpel gezegd: hoe meer evenementen tegelijk, hoe complexer de inzet en dus, hoe complexer de voorbereiding. Vrijwilligers, materialen en ondersteuning moeten over verschillende locaties worden verdeeld, terwijl iedere inzet natuurlijk dezelfde aandacht verdient.

“De grootste uitdaging zit in het feit dat in de zomermaanden veel diensten samenvallen, waardoor het vaak lastig is om alles gevuld te krijgen door de hele regio heen,” legt Hanna uit. “Samen met het team benaderen we daarom actief vrijwilligers, vaak telefonisch. Dat levert gelukkig veel mooie en betrokken reacties op.”

Juist tijdens zulke piekmomenten blijkt hoe belangrijk de samenwerking binnen de organisatie is. Planners, logistieke vrijwilligers, evenementenhulpverleners en ondersteunende teams houden voortdurend contact met elkaar. En die samenwerking stopt niet binnen het Rode Kruis. Ook met organisatoren en andere betrokken partijen wordt vooraf en tijdens een evenement nauw afgestemd, zodat iedereen weet wat er van elkaar wordt verwacht. Waar nodig wordt geschakeld, meegedacht en gezocht naar oplossingen. Niet om zoveel mogelijk evenementen te draaien, maar om ervoor te zorgen dat iedere inzet zorgvuldig wordt voorbereid.

Volgens Hanna leveren zulke drukke periodes bovendien waardevolle inzichten op.

“Deze periode maakte ook inzichtelijk waar onze grenzen liggen tijdens piekmomenten. Dat helpt ons om in de toekomst nog beter te plannen en verwachtingen goed af te stemmen, zowel intern als richting onze vrijwilligers.”

De zomer brengt extra uitdagingen
Alsof een volle evenementenkalender nog niet genoeg is, vraagt ook het weer regelmatig om extra aandacht. Zeker in de zomer en zeker déze zomer, waarin de temperaturen in de regio regelmatig het niveau van hittegolf bereiken, met alle gevolgen en risico’s van dien.

Hitte heeft invloed op bezoekers, maar ook op de manier waarop een evenement wordt voorbereid. Vrijwilligers houden rekening met de weersverwachting, denken mee over de inrichting van EHBO-posten en zijn tijdens evenementen extra alert op signalen van uitdroging of oververhitting. Tegelijkertijd zorgen zij ook goed voor elkaar, zodat iedereen zijn of haar werk veilig kan blijven doen.

Die flexibiliteit hoort bij evenementenhulpverlening. Geen evenement verloopt precies hetzelfde en juist daarom is een goede voorbereiding zo belangrijk.

Het verschil zit vaak in wat je niet ziet
Wanneer Hanna terugkijkt op de drukke periodes die ze deze zomer al heeft meegemaakt, denkt ze niet als eerste aan de volle agenda.

“Wat mij persoonlijk bijblijft, is de energie waarmee iedereen meedacht en oplossingen zocht. De handen werden erg ver uit de mouwen gestoken en het creativiteitsgehalte is flink gestegen.”

En misschien is dat juist wel het bijzondere aan evenementenhulpverlening. Voor bezoekers blijft het grootste deel van het werk onzichtbaar. Zij zien de vrijwilligers die klaarstaan als dat nodig is. Ze zien niet de telefoongesprekken, de planningen, de gecontroleerde materialen of de afstemming die daaraan voorafging. En eigenlijk is dat precies de bedoeling.

Wanneer een evenement veilig verloopt, bezoekers onbezorgd kunnen genieten en organisatoren kunnen vertrouwen op goede ondersteuning, hebben al die voorbereidingen hun werk gedaan.

Aan het einde van een warme zomerdag vertrekken de laatste bezoekers naar huis. Voor veel Rode Kruisers is het werk dan nog niet helemaal klaar. Materialen worden opgeruimd, ervaringen gedeeld en de eerste voorbereidingen voor een volgende inzet beginnen alweer. Zo zorgen tientallen vrijwilligers en ondersteuners, vaak buiten het zicht van het publiek, er iedere zomer opnieuw voor dat bezoekers veilig kunnen genieten van evenementen in de regio.

Ook bijdragen aan veilige evenementen?
Ieder jaar zetten vrijwilligers van het Rode Kruis zich in tijdens evenementen in de regio. Van evenementenhulpverlening en logistiek tot planning en ondersteuning achter de schermen: iedere bijdrage maakt verschil.

Nieuwsgierig naar vrijwilligerswerk bij het Rode Kruis? Bekijk onze vacatures en meld je aan als Rode Kruis vrijwilliger in regio Zuid-Hollandse Delta.