“Het gaat om méér dan alleen een stekker in het stopcontact steken”
Aan het woord is Jeroen Redegeld – Coördinator Verbindingen
Bij Verbindingen verzorgen wij de communicatie met de hulpverleners. Wij leveren daarvoor ondersteunende diensten aan inzetten zoals Bevolkingszorg, Noodhulp of bijvoorbeeld Evenementenhulp.
Wat doe je precies bij Verbindingen?
De mensen die het veld in gaan krijgen een portofoon mee, dat is hun ‘levenslijn’ als ze extra hulp nodig hebben. Die moet dan wel werken! En daar komt toch wel een en ander bij kijken.
Wij starten graag drie à vier maanden van tevoren met de voorbereidingen van een groot evenement zoals de marathon. Op de plaats van het evenement moet een netwerk geïnstalleerd worden. We plaatsen daarvoor strategisch op drie verschillende hoge gebouwen antennes met elk drie zenders. Die drie antennes, in totaal negen zenders, 14 mobilofoons en 68 portofoons die we bij deze marathon gebruikten, moeten allemaal kunnen communiceren met elkaar. Daarnaast hebben we nog 6 à 7 reserve portofoons. Al met al spreek je over ongeveer 90 unieke apparaten die vooraf geprogrammeerd en getest moeten worden. Daar hebben we nog niet heel veel ervaring in – dat is inherent aan het nieuwe digitale systeem dat we gebruiken – maar het moet tijdens het evenement wel goed werken.
Als we als District niet zelf over alle apparatuur beschikken, dan lenen we extra materiaal in bij de Landelijke Supportgroep. Het is maar de vraag of je alles op tijd aangeleverd krijgt zodat het programmeren en testen in jouw planning past. De meeste van de zenders die we dit jaar leenden, werden bijvoorbeeld het laatste weekend van september nog gebruikt bij de Dam tot Dam loop. Tja, dan moet je je planning aanpassen want dan heb je het spul eenvoudigweg niet voorhanden om te kunnen testen.
Op de zenders worden meerdere ‘gespreksgroepen’, ingesteld, want hulpverleners willen niet alle communicatie van alle ondersteunende diensten horen. En vice versa.
Er waren zes gespreksgroepen: twee voor de ruim 100 evenementenhulpverleners, en verder één voor logistiek en de ondersteunende diensten, één voor de medische zorgprofessionals en ook een voor de 9 uitvallersbusjes/bezemwagen. De laatste is volledig gereserveerd voor GPS-signalen zodat die de gesprekskanalen niet belasten.
Daarnaast richten we een meldkamer in met zes centralisten om de hulpverleners te woord te staan en berichten naar buiten toe door te geven, bijvoorbeeld om de ambulance op te roepen. “De mensen in het veld zijn de oren en ogen van onze centralisten”.
Bij een grootschalig evenement in de binnenstad, zoals de Marathon Eindhoven, zijn vaak meerdere hulpdiensten met elk een eigen meldkamer actief, zoals die van de politie, beveiliging, ambulancedienst, en wij. Het is een heel bewuste keuze om meldkamers van meerdere hulpdiensten in de buurt bij elkaar op te bouwen. De laatste jaren is gekozen voor het Pullman Hotel waar we een eigen ruimte hebben. De meldkamer van bijvoorbeeld Stadstoezicht zit dan letterlijk een deur verder. Zo kunnen we zorgen dat de informatie uit het veld heel snel bij de juiste hulpdienst komt.
Zo’n meldkamer moet ook voorbereid en ingesteld en een dag van tevoren opgebouwd en getest worden. En er moeten opgeleide centralisten zijn om de meldkamer te bemannen.
Van analoog naar digitaal
Ongeveer 3 jaar geleden zijn we overgestapt van analoge naar digitale apparatuur. Gelukkig is er gekozen voor slechts één type portofoon, mobilofoon en zender. Het instellen van die apparatuur is vrij complex en moet goed voorbereid worden. “Het gaat om meer dan alleen een stekker in het stopcontact steken”. Tegenwoordig hoeven we niet meer elk apparaat apart in te stellen, maar kan dat via wifi via één configuratie voor alle apparaten. Echter, waar je vroeger redelijk snel klaar was met een los apparaat, is het nu een complex gebeuren voor alle apparaten samen. Eén vinkje verkeerd plaatsen kan betekenen dat het geheel al niet meer werkt. Wij waren bijvoorbeeld in juli al bezig met de voorbereidingen van deze configuratie. Drie à vier maanden aan voorbereiding is echt wel nodig!
Internet
Wat mooi was aan de oude apparatuur was dat we echt compleet onafhankelijk waren wat betreft infrastructuur. We konden verschillende zenders aan elkaar knopen zonder dat daar een internetverbinding voor nodig was. Tegenwoordig hangen we alles aan het internet, wat betekent dat we daarin afhankelijk zijn geworden van de ter plekke aanwezige infrastructuur en internet. Daar hebben we zelf niks over te zeggen. Storingen proberen we te ondervangen met simkaarten en mobiele internetverbindingen, maar als een provider besluit om net op de dag van ons evenement een glasvezelmodem te updaten, dan hebben we een probleem.
Als de stroom uitvalt, kun je nog iets met een aggregaat doen. Dat moet dan 30 verdiepingen met de trap naar boven gebracht, want de lift werkt dan niet. Maar als het internet wegvalt hebben we echt een probleem. We kunnen niet ergens een magisch kastje plaatsen waar altijd internet uitkomt. Dat is iets waar we altijd rekening mee moeten houden. Daarom hebben we altijd een plan B en vaak zelfs een plan C achter de hand, maar ik vind het best een uitdaging om zo afhankelijk te zijn van het internet.
Heb je wel eens meegemaakt dat internet het niet deed?
Jawel, tijdens een centralistentraining. Tijdens zo’n training met registratiesoftware waarvoor internet nodig was, viel internet weg…. Nu is dat tijdens zo’n oefening niet heel erg, maar bij een grote inzet is dat wel heel spannend. Er worden aparte netwerken in de meldkamer aangelegd en we hebben back-up scenario’s, maar een wegvallend internet is niet op te lossen met een aggregaat. Daar zijn we ons binnen de verbindingsdienst van het District wel heel erg van bewust. Dat vertellen we ook altijd als een organisatie een aanvraag doet. Alles wat we opleveren bereiden we zo goed mogelijk voor. Daarvoor zijn dus die drie à vier maanden voorbereidingstijd nodig.
Dit jaar bleek de lijn voor de internetvoorziening van één van de antennelocaties vervangen te moeten worden. Het is geweldig hoe die locatie dat tussen alle bedrijven door voor ons opgelost heeft. Het was uiteindelijk gereed op de vrijdag vóór de marathon. Op zaterdag, met de Wandeltochten hebben we een soort van generale repetitie gehad. We hebben nog wat kleine dingetjes verbeterd, zodat tijdens de marathon alles perfect verliep. Maar het heeft wel wat slapeloze nachten gekost!
Zijn er dingen die je volgend jaar anders gaat doen?
Dit jaar hebben we voor het eerst gewerkt met de vaste internetverbindingen van de locaties waar we de antennes plaatsten. Vaste lijnen zijn nu eenmaal stabieler dan mobiele lijnen. Dat willen we zeker vaker doen. En ik zou graag een derde gespreksgroep voor de evenementenhulpverleners willen, dat is ook voor hen rustiger en minder belastend voor het netwerk.
Ik ben heel blij dat we destijds deze vernieuwing met de apparatuur gemaakt hebben. De basis staat nu, volgend jaar gaan we zeker nog meer van de functionaliteiten van de apparatuur gebruiken. Er kan zoveel meer met die nieuwe apparatuur, het is net een speeltuin! Daarom is het belangrijk dat we prioriteiten stellen. Een goed functionerend netwerk is de basis, en niet alle functionaliteiten zijn even belangrijk. Iedereen in het veld moet ermee kunnen werken. We hebben rekening te houden met een grote diversiteit aan de hulpverleners met heel veel verschillende achtergronden. De apparatuur moet praktisch zijn en er moet goed mee te werken zijn, voor iedereen.
Tekst: Nicolette van Heesch
